Pagamenti digitali: superato l’obbligo di conservazione delle ricevute POS

Il decreto PNRR elimina l’obbligo di conservazione delle ricevute cartacee POS, consentendone la sostituzione con la documentazione bancaria, anche in formato digitale, purché completa e conservata secondo le regole civilistiche.

Con la legge di conversione del DL 19/2026, viene introdotta una semplificazione rilevante in materia di conservazione documentale dei pagamenti digitali, incidendo su un adempimento diffuso ma spesso privo di reale utilità operativa. In particolare, è ora previsto che le ricevute cartacee generate dai terminali POS possano essere sostituite dalla documentazione rilasciata da banche e intermediari finanziari, anche in formato elettronico.

La documentazione bancaria sostitutiva deve contenere le informazioni relative alle singole operazioni di pagamento (importo, data, modalità di pagamento e soggetti coinvolti) ed essere conservata per dieci anni secondo le modalità previste dall’art. 2220 c.c. Viene così meno l’obbligo, spesso oneroso, di archiviazione fisica delle ricevute POS, che non hanno natura fiscale (diversa da fatture, scontrini o ricevute fiscali) ma erano comunque soggette a conservazione.

La norma non incide sugli obblighi di tracciabilità dei pagamenti, né sui doveri di corretta rilevazione contabile delle operazioni. Al contrario, valorizza l’affidabilità dei flussi informativi bancari, già utilizzati nella prassi per le riconciliazioni contabili e finanziarie, favorendo una gestione pienamente digitale dei pagamenti elettronici.

Dal punto di vista operativo, la semplificazione consente alle imprese di:

• ridurre i costi di archiviazione e gestione documentale;
• razionalizzare i processi interni di controllo;
• integrare in modo più efficiente la contabilità con l’estratto conto bancario e i report degli intermediari di pagamento.

Resta ferma la necessità di verificare che la documentazione bancaria conservata sia completa, leggibile e facilmente reperibile in caso di controlli, nonché coerente con le scritture contabili.