Con l’art. 1 del Decreto-Legge 17 giugno 2025, n. 84, pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 18 giugno 2025, è stata introdotta una rilevante modifica in materia di tracciabilità delle spese sostenute da lavoratori autonomi, imprese e dipendenti nell’ambito di trasferte e attività lavorative.
In particolare, il legislatore ha previsto che l’obbligo di utilizzo di strumenti di pagamento tracciabili – condizione necessaria per la deducibilità o l’esclusione da imponibilità dei relativi rimborsi – si applichi esclusivamente alle spese sostenute nel territorio dello Stato.
La disposizione interessa le spese per:
- vitto e alloggio;
- trasporti non di linea (es. taxi, NCC);
- spese di viaggio collegate a trasferte lavorative o professionali.
Secondo quanto previsto, tali spese dovranno essere pagate mediante strumenti tracciabili (es. carte di credito, bancomat, bonifici, ecc.) solo se sostenute in Italia. Di converso, per le spese sostenute all’estero, non sussiste più alcun obbligo di tracciabilità ai fini fiscali: sarà sufficiente, in questi casi, la documentazione giustificativa che consenta di dimostrare natura, inerenza e importo della spesa.
Le disposizioni introdotte si applicano:
- dal periodo d’imposta successivo a quello in corso al 31 dicembre 2024, per i soggetti con esercizio coincidente con l’anno solare (quindi dal 1° gennaio 2025);
- dal primo giorno del periodo d’imposta successivo al 17 giugno 2025, per i soggetti con esercizio non coincidente con l’anno solare (ad es. dal 1° luglio 2025, in caso di esercizio 1/7/2024 – 30/6/2025).
Resta fermo, in ogni caso, l’obbligo di documentare in modo idoneo le spese sostenute, sia in Italia che all’estero, mediante:
- fatture, scontrini o ricevute nominative (ove previsto),
- indicazione puntuale di data, importo, natura e soggetto prestatore,
- eventuale riconducibilità alla trasferta o all’attività lavorativa svolta.
La deducibilità della spesa o la non imponibilità del rimborso è pertanto subordinata alla sussistenza di documentazione completa e coerente, oltre al rispetto del criterio della tracciabilità, quando richiesto.
La modifica introdotta rappresenta una semplificazione significativa, in particolare per i soggetti che effettuano frequenti trasferte internazionali, dove l’utilizzo di mezzi di pagamento tracciabili può essere di fatto non praticabile. Allo stesso tempo, essa conferma la necessità di mantenere elevati standard di controllo e tracciabilità per le spese sostenute sul territorio nazionale.
Si raccomanda pertanto ai soggetti obbligati di:
- aggiornare le proprie procedure interne in materia di note spese e rimborsi;
- distinguere correttamente, anche in sede contabile, le spese sostenute in Italia da quelle sostenute all’estero;
- informare adeguatamente il personale e i collaboratori sulle nuove disposizioni.
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