Trasferte dei dipendenti: novità su rimborsi chilometrici e obbligo di tracciabilità

Dal 1° gennaio 2025 sono cambiate le regole per i rimborsi spese nelle trasferte dei dipendenti. Non sono più imponibili i rimborsi chilometrici per missioni all’interno del Comune, se documentati, mentre per vitto, alloggio e trasporto con taxi/NCC è obbligatorio il pagamento con mezzi tracciabili, inclusa l’imposta di soggiorno.

La circolare n. 15/2025 dell’Agenzia delle Entrate ha chiarito le novità introdotte dal D.lgs. 192/2024 in materia di trasferte dei dipendenti e soggetti assimilati. Si segnalano in particolare due aspetti principali:

1.Rimborsi chilometrici per trasferte nel Comune

La novità riguarda le trasferte effettuate all’interno del territorio comunale in cui si trova la sede di lavoro. Prima della modifica normativa, qualsiasi indennità o rimborso erogato per queste trasferte era integralmente imponibile, salvo i rimborsi di spese di trasporto comprovati da documenti del vettore (es. biglietti). Questo comportava che i rimborsi per l’uso dell’auto propria del dipendente fossero tassati.

Dal 1° gennaio 2025, la disciplina cambia:

• Non concorrono a formare il reddito i rimborsi delle spese di viaggio e trasporto, comprovate e documentate, anche se la trasferta avviene nel Comune della sede di lavoro.
• Tra queste spese rientrano i rimborsi chilometrici per l’utilizzo del mezzo privato del dipendente, purché calcolati secondo le tabelle ACI e supportati da idonea documentazione interna.
• La documentazione deve indicare:
  • tipo di automezzo utilizzato;
  • percorrenza effettuata;
  • costo chilometrico ricostruito in base alle tabelle ACI.
• È necessario che il datore di lavoro conservi tali elementi per dimostrare la correttezza del calcolo e la natura della trasferta.

Sono parimenti esclusi dal reddito i rimborsi per pedaggi autostradali e parcheggi, questi ultimi se giustificati da documenti che identifichino in modo certo il veicolo e la sosta.

Decorrenza: la nuova regola si applica ai rimborsi erogati dal 1° gennaio 2025, anche se riferiti a spese sostenute nel 2024, nel rispetto del principio di cassa allargato.

2. Obbligo di tracciabilità dei pagamenti

Per le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi o NCC, la non imponibilità è subordinata all’utilizzo di mezzi di pagamento tracciabili (carte, bonifici, PagoPA, app di pagamento). L’obbligo riguarda trasferte sia nel Comune sia fuori Comune e si estende all’imposta di soggiorno, considerata strettamente connessa alle spese di alloggio.

Sono invece esclusi dall’obbligo di tracciabilità i rimborsi chilometrici e i biglietti per trasporto di linea (treni, aerei, autobus).

La prova del pagamento tracciabile può essere fornita tramite ricevute, estratti conto o documentazione delle piattaforme di pagamento elettronico. È importante che il dipendente fornisca solo le informazioni necessarie alla liquidazione, tutelando la privacy.