Servizio mensa aziendale: l’addebito in busta paga non richiede fattura

L’addebito al dipendente della quota relativa al servizio mensa aziendale, effettuato mediante trattenuta in busta paga, non richiede l’emissione della fattura né la trasmissione telematica dei corrispettivi. L’orientamento vale anche quando il servizio è erogato presso un esercizio esterno convenzionato con l’azienda, purché riconducibile al regime della mensa aziendale.

L’Agenzia delle Entrate ha più volte chiarito che il servizio di mensa aziendale gestito mediante trattenuta in busta paga rientra tra le operazioni per le quali non sussiste l’obbligo di emissione della fattura, salvo specifica richiesta del dipendente. Tale principio trova applicazione anche nell’ipotesi in cui il servizio venga reso da un soggetto terzo presso locali esterni convenzionati con l’azienda.

Nel caso esaminato, l’azienda riceve una fattura periodica dal gestore della mensa per i pasti consumati dai dipendenti e recupera da questi ultimi una quota del costo mediante trattenuta in busta paga. Secondo l’interpretazione fornita, tali addebiti possono essere gestiti senza emettere una fattura per ciascun lavoratore e senza ulteriori adempimenti di certificazione fiscale.

La soluzione è fondata sull’assimilazione del servizio a una mensa aziendale, per la quale la normativa IVA prevede specifiche semplificazioni documentali. In particolare, le somministrazioni di alimenti e bevande effettuate nell’ambito delle mense aziendali sono escluse dall’obbligo di certificazione dei corrispettivi e beneficiano dell’esonero dagli ordinari obblighi di emissione della fattura, salvo richiesta del cliente.

Occorre tuttavia evidenziare che tali semplificazioni riguardano esclusivamente gli adempimenti documentali e non il trattamento IVA dell’operazione. Pertanto, la quota del costo del pasto riaddebitata al dipendente mediante trattenuta in busta paga mantiene ordinariamente rilevanza ai fini IVA e deve essere correttamente considerata nelle liquidazioni periodiche dell’impresa, pur in assenza dell’obbligo di emissione della fattura nei confronti del lavoratore.

L’Agenzia delle Entrate, nelle risposte agli interpelli n. 159/2019 e n. 231/2022, ha inoltre confermato che l’addebito in busta paga del servizio mensa è esonerato sia dall’obbligo di fatturazione sia dalla memorizzazione elettronica e trasmissione telematica dei corrispettivi, indipendentemente dalla modalità di pagamento utilizzata dal dipendente.

Sotto il profilo operativo, le imprese possono pertanto continuare a gestire il riaddebito della quota a carico dei dipendenti mediante le consuete procedure amministrative e di payroll, senza la necessità di emettere documenti fiscali individuali. La semplificazione risulta particolarmente rilevante per le realtà che si avvalgono di mense esterne convenzionate o di servizi di ristorazione collettiva gestiti da appaltatori specializzati.